O RELATÓRIO
Exemplo de um relatório simplificado de auditoria feita em uma empresa multinacional no ramo de manutenção eletromecânica. Vamos considerar o nome dela como EMPRESA X, sendo que é bem comum ter esses problemas identificados na maioria das grandes empresas que tem uma numero considerável de colaboradores e vários almoxarifados, lembrando que esse relatório é bem especifico para situação que se encontrava a EMPRESA X e o que ela estava disposta a fazer devido reuniões anteriores.
Além das falhas da gestão do almoxarifado por falta de estrutura para poder fazer uma controle mais eficiente, existe também a influencia da chefia que esta no campo (Supervisores e encarregados), que na dinâmica das atividades apenas fazem cobranças muitas fezes deixa de fazer a parte deles por não devolverem as ferramentas e equipamentos ficando guardados em malões em algum momento o material se torna indisponível em outras frentes de serviços.
A maneira mais apropriada para lidar com isso, é implantar um controle rigoroso, e dividindo também as responsabilidades na chefia do campo, que é a principal interessada no bom funcionamento do almoxarifados, como o almoxarifados tem eles como o principal cliente.
Relatório de identificação de problemas, Plano de ação e sugestões de melhorias dos Almoxarifados da da EMPRESA X.
“Toda mudança requer sempre 3 fatores:
Coragem para enfrentar os desafios;
Humildade para aceitar o novo;
Perseverança para insistir na transformação.”
1º PROBLEMA IDENTIFICADO:
Falta do inventario real de todas as ferramentas e equipamentos (não existe um controle eletrônico, virtual, documental e físico) ;
Não se sabe o que nem o quanto tem de equipamentos e ferramentas da EMPRESA X ou Fornecedor;
Existe uma grande parte de equipamentos e ferramentas guardados em malões de supervisores;
Existe uma lista relativamente significativa de funcionários devendo ferramentas e equipamentos para o almoxarifado;
Não se sabe qual ferramenta e equipamentos pertence a qual almoxarifado;
Existe uma falha nas requisições de controle dos equipamentos e ferramentas. (Iremos tratar desse assunto mais a frente quando falamos de requisições);
STATUS DESSA SITUAÇÃO:
Critico.
Essa situação impacta nos gasto com materiais locados, e compromete o melhor uso dos recursos para os clientes (Todos colaboradores que fazem uso dos equipamentos e ferramentas para desenvolver as atividades manutenção).
PLANO DE AÇÃO:
Levantar todos os colaboradores que estão pendentes nos almoxarifados e solicitar providenciar legalização de sua situação.
( Identificar o colaborador, saber função, identificar o líder e o supervisor que esteja subordinado);
Localizar e identificar todos os malões existentes da EMPRESA X, pedir que seja entregue aos almoxarifados para que sejam recolhidas todas as ferramentas e equipamentos para entrar no inventário. (Envolver os supervisores).
Montar uma equipe para fazer o levantamento do inventario (Utilizar além da mão de obra dos almoxarifados utilizar outros colaboradores da área);
Marcar dois dias mais tranquilos para fazer todo o levantamento de todos os almoxarifados;
Marcar os equipamentos dos almoxarifados com duas cores, uma cor identificando que foi feito a vistoria nos equipamentos e ferramentas (Estipulando um período periódico para fazer as vistorias), e a outra cor para identificar qual almoxarifado pertence aquela ferramenta e equipamento. (Fazendo isso obrigamos o colaborador entregar para o mesmo almoxarifado e almoxarife que pegou as ferramentas e equipamento);
Fazer um controle em planilhas, documental e físico de todas as ferramentas e equipamentos;
2º PROBLEMA IDENTIFICADO:
Falhas na gestão dos almoxarifados;
Trocas de almoxarifes dos almoxarifados;
Falhas na comunicação;
Desordem nas folgas e escalas.
STATUS DESSA SITUAÇÃO:
Moderado;
PLANO DE AÇÃO:
Controle mais rigoroso, criar lista de pendencia devedores do almoxarifado, onde ele fica bloqueado momentaneamente de pegar mais ferramentas e equipamentos, sendo avalizado apenas pelo seu supervisor;
Eliminar os rodízios desnecessários, deixar cada um em um almoxarifado fixo;
Estabelecer comunicação entre os almoxarifes e almoxarifados com relação às pendências e devedores de uma maneira mais dinâmica. (Arrumar rádios ou telefones com os almoxarifes e as lista de pendencias). Ter uma melhor comunicação horizontal e vertical;
Otimizar as escalas e as folgas.
3º PROBLEMA IDENTIFICADO:
Falha no arquivamento;
Falhas nas documentações de controle. (Requisições, Lista de pendencias, Documentos de autorização);
Falta de um relatório diário das situações mais importantes decorrentes do dia no Almoxarifado;
Falta de padronização dos almoxarifados.
STATUS DESSA SITUAÇÃO:
Critico.
PLANO DE AÇÃO:
Colocar um arquivo para montar uma pasta de cada colaborador com todo o seu histórico no almoxarifado. Criar uma pasta de pendencias com as fixas que tiverem abertas dos colaboradores devedores;
Reformular as requisições. (Colocar das de almoxarife que fez o atendimento, área que o colaborador esta trabalhando, nome do supervisor).
Criar lista de pendencia atualizada semanalmente.
Criar documento onde o supervisor avaliza o seu colaborador que esta devedor no almoxarifado;
Adotar um livro diário para fazer as anotações das coisas mais importantes do dia. (Abrir com a data do dia, colocar coisas como pedidos ferramentas ou equipamentos que esteja necessitando na área, recebimento de material, ferramenta ou equipamento danificado etc);
Padronizar todos os almoxarifados nas identificações, armazenamentos, documentos, pontos de energia para as maquinas de solda, lixadeiras e posturas dos almoxarifes.
4º PROBLEMA IDENTIFICADO:
Falta de ciclo de compras;
Falta de documentação de pedidos.
STATUS DESSA SITUAÇÃO:
Moderado.
PLANO DE AÇÃO:
Criar ciclo de compras. (Quinzenal ou mensal);
Criar requisição de compras e requisição de pedidos de ferramentas e equipamentos. (identificar o solicitante e o motivo).
5º PROBLEMA IDENTIFICADO:
Falta de um almoxarifado central.
STATUS DESSA SITUAÇÃO:
Moderado.
PLANO DE AÇÃO:
Criar um almoxarifado central. (Para estocar e controlar os materiais consumidos)
6º PROBLEMA IDENTIFICADO:
Atendimento nas paradas.
STATUS DESSA SITUAÇÃO:
Moderado.
PLANO DE AÇÃO:
O supervisor de cada área onde tiver a parada, disponibilizar um mecânico e um soldador no dia anterior da para serem separadas e testadas as ferramentas e equipamentos que serão utilizados. Colocaremos tudo dentro de um malão onde poderemos transportar com o caminhão em um horário previamente estabelecido.
7º PROBLEMA IDENTIFICADO:
Falta de controle de consumo.
STATUS DESSA SITUAÇÃO:
Moderado.
PLANO DE AÇÃO:
Controlar as saídas de matérias, identificando as áreas e os supervisores. Mensurando o consumo e o custo por equipe.
SUGESTÕES DE MELHORIAS:
1. Cada almoxarife ou almoxarifado deveria ter um radio um de comunicação ou um telefone para agilizar a comunicação.
2. Cada mecânico ter um kit com as ferramentas que mais são usadas nas execuções dos serviços.
3. Cada soldador ter sua maquina de solda com uma Esmerilhadeira 4 ½” e seus apetrechos.
4. Ter uma requisição de material de consumo especifica aonde já viria preenchida do campo para o almoxarifado com a solicitação dos materiais e assinadas pelo líder ou supervisor.
5. Estipular metas para as equipes dentro de um período.
6. Estabelecer bonificações para as metas alcançadas.
7. Criar um almoxarifado móvel, para atender demandas de turnos ou pequenas paradas.
8. Montar um kit para cada supervisor com extensão, mascara de proteção.
9. Cada almoxarifado ter uma um estoque mínimo de alguns EPI’S mais consumidos, tais como, protetor auricular tipo plug, mascaras PF1 e 2, luvas.
